フォトグラファーの案件管理が
「散らかる」理由と、その解決策

「あの要望、どこに書いたっけ」問題

撮影当日、現地に向かう電車の中でふと気になって、スマホを開く。

お客様から事前にいただいていた「家族全員でジャンプしているショットをぜひ撮りたい」というリクエスト。どこかに書いておいたはずなのに、どこだったか。

LINEのトーク履歴を何週間分か遡る。日常の挨拶やスケジュール確認のやり取りに埋もれながら、ようやく見つける。「あった、これだ」——撮影前の貴重な移動時間が、情報を探す作業に消えていく。

これは特別な失敗談ではなく、フォトグラファーの日常にある「ちょっとした手間」のひとつです。一件の撮影でこれが起きても大したことはないけれど、月に何件もこなすようになると、積み重なってじわじわと効いてくる。

よく聞く声

「要望はLINEにあるけど、当日探すのが地味に大変」

情報が「5つのアプリ」に分散している

少し立ち止まって考えてみると、一件の撮影案件に関わる情報がどこにあるか、整理してみてください。

撮影日程や集合場所は、お客様とのLINEのトーク。撮影時にやりたいことのメモは、iPhoneのメモアプリかNotionか。持っていく機材のリストは、何年か前に作ったExcelのまま。撮影後の請求書はfreeeやマネーフォワード。写真データの納品はギガファイル便かGoogleドライブ。

こうして並べると、一件の案件が実に様々な場所に分散していることがわかります。どのアプリも、それ単体で使うぶんには優秀です。問題は、それらが「つながっていない」こと。

「この案件の売上、いくらだったっけ」「前回どの機材を持っていったんだっけ」——こういう疑問が生じるたびに、複数のアプリを横断して情報を探す作業が発生します。

機材の選定を、毎回ゼロから考えている

これは意外と気づきにくいペインです。

七五三の撮影。神社の境内での撮影で、明るい単焦点レンズとマクロレンズを組み合わせたらうまくいった。でも、次の七五三の撮影前に「前回何を持っていったか」を確認しようとすると、どこかに記録があるわけではない。記憶を頼りにするか、「まあいつものセットで」と判断するか。

機材選定の記録がないと、成功パターンが蓄積されていきません。「春の屋外ポートレートにはこの組み合わせ」「和装撮影にはこのレンズ」という自分だけのナレッジが、頭の中にしかないまま。

副業や業務委託で複数の撮影をこなすようになるほど、この「経験の蓄積が記録されていない」ことの損失は大きくなります。

気づきにくいペイン

前回うまくいった機材セット、次の似た案件のときに思い出せなかった

「あの公園、名前なんだったっけ」

ロケーションフォトの撮影で、とてもいい光の入る場所を見つけた。お客様にも喜んでもらえて、写真もよく撮れた。次のシーズンに同じ場所を提案しようと思ったとき——名前がうろ覚えになっている。

「たしか駅から徒歩10分くらいで、噴水があって……」と記憶を頼りに地図アプリで探す。「昭和記念公園だったかな、砧公園だったかな」と曖昧なまま、似た条件の公園をいくつか調べ直す。

撮影場所は、覚えているつもりでも意外と細部が抜けていきます。正式名称はもちろん、「どの入り口が使いやすかったか」「駐車場はどこか」「混雑しやすい時間帯はいつか」——こういったメモも、記録していなければ次の撮影には活かせません。

案件と売上が「別の世界」にある

「先月の売上合計、いくらでしたっけ？」

この質問に3秒以内に答えられるフォトグラファーは、意外と少ないかもしれません。Excelや会計ソフトに入力はしているけれど、「どの案件がいくらだったか」という案件単位の金額は、写真の納品管理とは別の場所にある。

副業フォトグラファーなら確定申告の時期に一気にまとめる、という方も多いはずです。ただ、案件数が増えてくると「この請求、いくらで出したんだっけ」を振り返るのも一苦労。

もっと言えば、「七五三は平均でこのくらいの売上」「ウェディングはこのくらい」という自分のサービスの実態が、データとして見えていない状態が続くことになります。

案件が増えると、「中身」が薄れていく

月に3件、5件、10件と撮影案件が増えていくと、それぞれの「文脈」を頭の中に入れておくことが難しくなります。

「Aさんの案件は来月が撮影で、お子さんが3人いて、上のお子さんは人見知り気味だって聞いてた。お父さんのご希望は家族全員が一緒に映っているショット」——こういうことを数件分、並行して頭に入れておくのは、認知的な負荷がそれなりにかかります。

撮影当日に「どんな人たちか」「どんな要望があったか」をゼロから思い出すより、事前にさっと見返せる場所に整理されていたほうが、当日の撮影に集中できる。当たり前のことのようですが、多くのフォトグラファーがそのための「場所」を持っていないのが実情です。

複数案件を抱えはじめたフォトグラファーの声

案件数が増えるにつれて、「この案件どんな内容だったっけ」と確認する作業が増えた

── では、どうすればいいか

案件のすべてを、ひとつの場所に

omoideliの案件管理は、写真・動画の納品だけを行うためのツールではありません。一つの撮影案件にまつわる情報を、納品データも含めてひとつの場所で管理するための仕組みを持っています。

各案件には「案件メモ」を付けることができます。撮影スケジュール、撮影場所、お客様からの要望（撮影要望）、撮りたいショットのリスト（カットリスト）、持参する機材のリスト（機材リスト）、そして自分だけに見える備考メモ。

これらはすべて案件に紐付いて保存されるため、「あのお客様の要望はどこだったか」をLINEで探す必要がなくなります。ダッシュボードから案件を開けば、その撮影に関わるすべての情報がそこにある。

撮影当日の朝に5分確認する。それだけで、当日の撮影への解像度が変わります。

「また同じこと入力している」をなくす

案件メモを使い続けると、気づくことがあります。「昭和記念公園」という撮影場所を何度か入力したことがある。「Canon EOS R5 MarkII + RF24-105mm F4L IS USM」という機材を毎回同じように入力している。

こうした繰り返しの入力を、omoideliは記憶しています。撮影場所や機材リストに文字を入力しはじめると、過去に入力したことのある候補が自動的に提案されます。「昭和」と打てば「昭和記念公園」が候補として現れる。タップひとつで入力が完了する。

これは小さな機能かもしれませんが、使い続けるほどに効いてきます。蓄積された自分のロケーションリストや機材セットが、次の案件準備を助けてくれる。入力の手間が減るだけでなく、「前回はどこで撮ったか」「前回何を持っていったか」という記録が自然と溜まっていく。

売上も、案件と一緒に記録する

案件メモには、売上金額の記録欄もあります。撮影後に請求金額を入力しておくだけで、案件の詳細ページから金額が確認できるようになります。

「あの案件いくらだったっけ」をExcelで探す必要がなくなる。それだけでなく、案件ごとの売上が蓄積されていくことで、月ごとの売上推移や撮影カテゴリー別の売上実績が見えてくる。

「七五三は平均でこのくらいの売上になっている」「ウェディングの案件は件数は少ないけど単価が高い」——こういったことが、数字として把握できるようになります。確定申告の時期に慌ててまとめる、という作業も、日頃から記録しておけばずっとスムーズになります。